Harmonogram wdrożenia e-doręczeń.

E-doręczenia, czyli elektroniczne doręczenia, to nowoczesny sposób komunikacji, który zastępuje tradycyjne metody przesyłania dokumentów, takie jak listy polecone. Wprowadzenie tego systemu ma na celu usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa oraz redukcję kosztów związanych z tradycyjną korespondencją.

W Polsce obowiązek stosowania e-doręczeń został wprowadzony ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa ta określa harmonogram wdrażania e-doręczeń dla różnych podmiotów, zarówno publicznych, jak i niepublicznych.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy harmonogram wdrażania e-doręczeń dla podmiotów niepublicznych:

1. Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego

Do tej grupy zaliczają się:

• adwokaci,
• radcy prawni,
• doradcy podatkowi,
• doradcy restrukturyzacyjni,
• rzecznicy patentowi,
• notariusze.

Termin wdrożenia: od 1 stycznia 2025 r.

Gov.pl

2. Podmioty niepubliczne rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dotyczy:

• podmiotów rejestrujących się w KRS od 1 stycznia 2025 r.
  Gov.pl

3. Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Termin wdrożenia: od 1 kwietnia 2025 r.
Gov.pl

4. Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Termin wdrożenia: od 1 stycznia 2025 r.
Gov.pl

5. Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.

Podmioty te, które nie posiadają adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, składające wniosek o zmianę wpisu w okresie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r., są zobowiązane do:

• uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych,
• wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych.

6. Pozostałe podmioty niepubliczne

Termin wdrożenia: od 1 października 2026 r.

Korzyści z wdrożenia e-doręczeń

Wdrożenie e-doręczeń przynosi liczne korzyści, takie jak:

• Szybkość i efektywność: Elektroniczne doręczenia eliminują opóźnienia związane z tradycyjną pocztą, umożliwiając natychmiastowe dostarczenie dokumentów.
• Bezpieczeństwo: System e-doręczeń zapewnia wysoki poziom ochrony danych, minimalizując ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu do informacji.
• Oszczędność kosztów: Redukcja wydatków na papier, druk i przesyłki pocztowe przekłada się na znaczące oszczędności dla firm i instytucji.
• Ekologia: Mniejsze zużycie papieru i energii przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

Jak przygotować się do wdrożenia e-doręczeń?

Aby skutecznie wdrożyć e-doręczenia w swojej działalności, warto podjąć następujące kroki:

1. Zapoznanie się z przepisami: Dokładne zrozumienie obowiązków wynikających z ustawy o doręczeniach elektronicznych.
2. Uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych: Zarejestrowanie się w odpowiednim systemie i uzyskanie unikalnego adresu do e-doręczeń.
3. Integracja systemów: Dostosowanie wewnętrznych systemów informatycznych do obsługi e-doręczeń.
4. Szkolenie pracowników: Przeszkolenie personelu w zakresie obsługi nowego systemu i procedur związanych z e-doręczeniami.
5. Monitorowanie terminów: Śledzenie harmonogramu wdrożenia e-doręczeń dla swojej grupy podmiotów i terminowe wprowadzenie wymaganych zmian.

Wdrożenie e-doręczeń to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej komunikacji, który przyniesie korzyści zarówno podmiotom niepublicznym, jak i ich klientom. Warto zatem odpowiednio wcześnie przygotować się do tych zmian, aby zapewnić płynne i bezproblemowe przejście na nowy system.