Wprowadzenie KSeF i rosnąca digitalizacja dokumentów sprawiły, że coraz więcej spółek musi uporządkować kwestie odpowiedzialności i dostępu do firmowych danych. W tym kontekście pieczęć elektroniczna staje się kluczowym narzędziem — nie tylko technologicznym, ale również organizacyjnym.

Pytanie jednak brzmi: kto w spółce powinien jej faktycznie używać?
Czy tylko zarząd? Czy może pracownicy księgowości? A może powinna być wykorzystywana wyłącznie przez automatyczne systemy?

Poniżej wyjaśniam, jak podejść do tematu mądrze i bezpiecznie.

---

1. Pieczęć elektroniczna to nie podpis – i to zmienia wszystko

Wiele osób myli pieczęć z podpisem kwalifikowanym, tymczasem:

• podpis elektroniczny identyfikuje osobę fizyczną,
• pieczęć elektroniczna identyfikuje spółkę jako podmiot.

To oznacza, że pieczęci nie używa jedna konkretna osoba — „pieczętuje” nią firma.
I właśnie dlatego może (a nawet powinna) być wykorzystywana w kilku różnych obszarach organizacji.

---

2. Kto w spółce najczęściej korzysta z pieczęci elektronicznej?

1) Zarząd / osoby reprezentujące spółkę

Nie dlatego, że muszą nią pracować codziennie, ale dlatego, że to na poziomie zarządu zapada decyzja o jej użyciu oraz konfiguracji dostępu w systemach.

Zarząd powinien:

• nadzorować sposób wykorzystania pieczęci,
• zatwierdzić politykę dostępu i bezpieczeństwa,
• wskazać osoby odpowiedzialne za obsługę narzędzia.

---

2) Dział księgowo-finansowy

To najbardziej oczywisty obszar. Dla księgowości pieczęć elektroniczna jest kluczowa, szczególnie przy:

• autoryzacji dokumentów,
• wysyłce danych do systemów zewnętrznych,
• obsłudze automatyzacji w obiegu faktur,
• integracji z KSeF.

Dzięki pieczęci księgowość nie musi posługiwać się osobistymi podpisami pracowników.

---

3) Dział prawny / compliance

Coraz więcej firm podpisuje digitalnie:

• regulaminy,
• dokumenty wewnętrzne,
• odpowiedzi urzędowe,
• umowy, które nie wymagają podpisu osób fizycznych.

Dla działu prawnego pieczęć to narzędzie, które ujednolica proces i zapewnia ślad audytowy.

---

4) Systemy zautomatyzowane (ERP, workflow, integratory)

To najważniejsza, choć często pomijana grupa.

W wielu spółkach:

• wysyłki dokumentów,
• akceptacje,
• generowanie plików,
• wpisy do rejestrów,
• komunikacja z KSeF

odbywają się automatycznie.

I to właśnie tu pieczęć elektroniczna błyszczy, bo pozwala systemom działać bez udziału człowieka, bezpiecznie i w pełni zgodnie z przepisami.

---

3. Dlaczego nie warto przypisywać pieczęci jednej osobie?

Z dwóch powodów:

Po pierwsze: ryzyko

Jeśli jedna osoba „ma” pieczęć, a zmieni stanowisko, zachoruje lub odejdzie — pojawia się problem.
Pieczęć powinna być traktowana jak narzędzie firmy, a nie pracownika.

Po drugie: odpowiedzialność

Pieczęć elektroniczna to „głos firmy”. Jeśli przypiszemy ją osobie fizycznej, tracimy zgodność z ideą pieczęci jako narzędzia tożsamości spółki.

---

4. Jak bezpiecznie zorganizować użycie pieczęci w spółce?

1) Ustal jasną politykę dostępu

Kto może korzystać? Na jakich zasadach? W jakich procesach?

2) Używaj pieczęci głównie w systemach

To minimalizuje ryzyko i daje maksymalną powtarzalność.

3) Stosuj menedżera tożsamości (HSM / chmura)

Wtedy pieczęć nigdy nie jest „plikiem”, który ktoś może skopiować.

4) Deleguj uprawnienia — zamiast przekazywać certyfikat

To kluczowe. Pieczęć pozostaje w jednym, centralnym miejscu.

---

5. Podsumowanie

Pieczęć elektroniczna to narzędzie dla spółki, a nie dla pracowników.
Powinna być wykorzystywana:

• przez księgowość,
• przez systemy automatyczne,
• przy dokumentach firmowych,
• pod nadzorem zarządu lub compliance.

Jej siła polega na tym, że działa niezależnie od tego, kto aktualnie pracuje w firmie — a procesy pozostają bezpieczne, powtarzalne i w pełni zgodne z przepisami.

---

**🥤 Przerwa na reklamę:

„Ogarniamy KSeF za Ciebie — BezSkazy”**

W cyfrowej rzeczywistości KSeF i firmowych uprawnień łatwo się pogubić. Pieczęć, certyfikaty, dostęp pracowników, konfiguracja systemów… a czasu jak zwykle za mało.

Dlatego coraz więcej spółek po prostu oddaje to specjalistom.

Zespół BezSkazy:

✔ wdroży KSeF od A do Z
✔ dobierze właściwą pieczęć elektroniczną,
✔ skonfiguruje dostęp pracownikom,
✔ zadba o bezpieczeństwo,
✔ a na co dzień będzie administracyjnie pilnować wszystkiego za Ciebie.

Zero stresu, zero pomyłek, zero ryzyka.

Zadaniem Twojej spółki jest pracować.
Naszym — zadbać, żeby KSeF działał bez zarzutu.