W świecie KSeF jedno jest pewne: ilość nowych obowiązków potrafi przytłoczyć nawet doświadczone biura rachunkowe i przedsiębiorców. Najwięcej wątpliwości budzi jednak podstawowe pytanie:

Kiedy wystarczy zgłosić pełnomocnika na ZAW-FA, a kiedy firma potrzebuje pieczęci elektronicznej?

Choć oba narzędzia są związane z obsługą KSeF, służą do zupełnie różnych celów. To właśnie tu popełniane są najgroźniejsze błędy — takie, które mogą zablokować proces fakturowania lub narazić firmę na chaos organizacyjny.

Przyjrzyjmy się najczęstszym pomyłkom i sposobom, jak ich uniknąć.

---

1. Mylenie „uprawnień” z „podpisem”

To absolutnie najczęstszy błąd.

👉 ZAW-FA nadaje dostęp.
👉 Pieczęć elektroniczna podpisuje dokumenty.

Wiele firm – zwłaszcza spółek – zgłasza księgową na ZAW-FA i uznaje, że „temat podpisu” jest już załatwiony. Niestety, nie jest.
ZAW-FA nie zastępuje formalnego podpisu spółki. Jeśli system wymaga identyfikacji firmy certyfikatem — tylko pieczęć to zapewni.

Jak uniknąć błędu?
Zadaj sobie pytanie: Czy potrzebuję tylko uprawnień użytkownika, czy formalnego podpisu spółki?
Jeśli to drugie — konieczna jest pieczęć.

---

2. Zgłaszanie na ZAW-FA niewłaściwej osoby

Zdarza się, że firmy zgłaszają przypadkowego pracownika „bo się zna na fakturach”.
Problem pojawia się wtedy, gdy osoba ta odejdzie, zmieni dział lub zwyczajnie nie powinna reprezentować podatnika w KSeF.

Jak uniknąć błędu?
Zgłaszaj na ZAW-FA tylko:

• biuro rachunkowe,
• zaufaną księgową,
• osoby, które faktycznie będą obsługiwać system.

W razie zmian — aktualizuj pełnomocnictwa.

---

3. Przekonanie, że pieczęć spółki jest potrzebna „dla formalności”

Niektóre firmy kupują pieczęć „na wszelki wypadek”, nie rozumiejąc, do czego właściwie służy.
Efekt? Certyfikat leży w szufladzie, a w procesach i tak panuje bałagan.

Pieczęć nie jest gadżetem. To:

• podpis firmy,
• identyfikacja systemu,
• klucz do integracji z automatyzacjami.

Jak uniknąć błędu?
Kupuj pieczęć tylko wtedy, gdy realnie jest potrzebna:
automatyzacje, podpisywanie dokumentów przez spółkę, potwierdzanie tożsamości w systemach.

---

4. Brak pieczęci w spółkach prawa handlowego

Ten błąd jest szczególnie groźny.

Spółki z o.o. i S.A. nie podpisują dokumentów „osobiście” — bo nie są osobami fizycznymi.
Dlatego w wielu procesach to właśnie pieczęć je reprezentuje.

W praktyce oznacza to, że:
ZAW-FA → księgowy ma uprawnienia
Pieczęć → spółka składa podpis

Jak uniknąć błędu?
Jeśli prowadzisz spółkę prawa handlowego — zawsze sprawdź, czy Twoje procesy wymagają podpisu firmy.
W większości przypadków odpowiedź brzmi: tak.

---

5. Zgłaszanie ZAW-FA zamiast uporządkowania ról w KSeF

Niektóre firmy traktują ZAW-FA jak magiczny przycisk „rozwiąż moje problemy z KSeF”.
To tak nie działa.

ZAW-FA nadaje tylko uprawnienia.
Nie organizuje procesów.
Nie zastąpi polityki dostępów.
Nie zapewni bezpieczeństwa.

Jak uniknąć błędu?
Zanim zgłosisz kogokolwiek na ZAW-FA, stwórz:

• listę ról,
• kto co wykonuje,
• kto odpowiada za faktury,
• kto je podpisuje,
• kto tylko przetwarza.

---

6. Odkładanie decyzji „bo jeszcze jest czas”

Najgorsza decyzja? Brak decyzji.

Wiele firm czeka do ostatniej chwili z wyborem między ZAW-FA a pieczęcią.
Efekt później zawsze jest ten sam:

• chaos,
• niezdążenie z konfiguracją,
• panika w biurze,
• ryzyko blokady fakturowania.

Jak uniknąć błędu?
Podejmij decyzję wcześniej.
Przemyśl procesy.
Lub… powierz temat specjalistom (o tym za chwilę 😉).

---

🌟 **PRZERWA NA REKLAMĘ

czyli: „Jak nie zwariować przy KSeF? Oto sekret…”**

KSeF to system, który nie wybacza błędów — ale na szczęście istnieje BezSkazy.

To zespół ekspertów, którzy naprawdę rozumieją różnice między ZAW-FA, pieczęcią, certyfikatami i procesami w biurach rachunkowych.
Zamiast tracić godziny na domysły, możesz:

✔ dobrać właściwe narzędzia do swojej firmy
✔ zlecić konfigurację ZAW-FA i całego KSeF
✔ wdrożyć pieczęć elektroniczną
✔ dostać codzienne wsparcie, gdy tylko coś przestanie działać
✔ przejść przez migrację do KSeF spokojnie i bez stresu

BezSkazy — Twój partner od KSeF, który naprawdę dowozi.