Wprowadzenie
Od lutego 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Do tej pory przedsiębiorcy często używali tokenów jako metody uwierzytelniania w systemie. Było to rozwiązanie szybkie i proste, ale jednocześnie tylko tymczasowe.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że tokeny zostaną wycofane z końcem 2026 roku, a przedsiębiorcy będą musieli przejść na nowe mechanizmy: certyfikaty KSeF i pieczęcie kwalifikowane. To oznacza duże zmiany w codziennym funkcjonowaniu spółek.
Czym są tokeny w KSeF?
Token w KSeF to specjalny ciąg znaków, który pełni rolę klucza dostępu do systemu. Umożliwia on logowanie, wystawianie faktur czy przekazywanie uprawnień do obsługi KSeF biurom rachunkowym i systemom księgowym.
Choć tokeny były wygodnym rozwiązaniem w fazie testowej i przejściowej, ich możliwości są bardzo ograniczone. Nie spełniają one unijnych standardów eIDAS, działają wyłącznie w KSeF i nie nadają się do złożonych scenariuszy, w których spółka musi obsłużyć duże wolumeny dokumentów lub zarządzać wieloma uprawnieniami.
Harmonogram zmian w KSeF
Zmiany w sposobie uwierzytelniania w KSeF mają jasno określony harmonogram:
- 2025 – tokeny nadal działają, ale równolegle zostaną wprowadzone certyfikaty KSeF.
- 1 lutego 2026 – rozpoczyna się okres obligatoryjny KSeF. Certyfikaty stają się głównym sposobem uwierzytelniania.
- 31 grudnia 2026 – tokeny zostają wyłączone. Od stycznia 2027 roku nie będzie można z nich korzystać.
Dlaczego tokeny KSeF nie wystarczą?
Powodów, dla których tokeny znikają z KSeF, jest kilka:
- nie spełniają wymogów unijnego rozporządzenia eIDAS,
- działają wyłącznie w środowisku KSeF,
- nie zapewniają pełnej kontroli nad uprawnieniami w dużych spółkach,
- nie wspierają automatyzacji procesów fakturowania,
- zostaną całkowicie wycofane z końcem 2026 roku.
Firma, która nie przygotuje się na tę zmianę, od stycznia 2027 roku nie będzie mogła wystawiać faktur zgodnych z prawem.
Co zamiast tokenów? Certyfikat KSeF i pieczęć kwalifikowana Certum
Po wycofaniu tokenów przedsiębiorcy będą mogli korzystać z dwóch narzędzi:
Certyfikat KSeF – wydawany przez Ministerstwo Finansów, służy wyłącznie do uwierzytelniania w systemie KSeF. To podstawowe narzędzie zgodne z nowymi przepisami.
Pieczęć kwalifikowana Certum – rozwiązanie znacznie szersze i bardziej uniwersalne. Pieczęć to cyfrowa tożsamość spółki, która:
- ma moc prawną w całej Unii Europejskiej (zgodnie z eIDAS),
- pozwala automatycznie pieczętować faktury w KSeF,
- chroni firmę przed podszywaniem się i fałszywymi dokumentami,
- może być używana nie tylko w KSeF, ale także w umowach, raportach finansowych, dokumentach HR i w komunikacji z kontrahentami.
Przykład z praktyki
Spółka A korzysta wyłącznie z certyfikatu KSeF. Może wystawiać faktury zgodne z przepisami, ale jej cyfrowa tożsamość działa tylko w ramach systemu KSeF.
Spółka B decyduje się na wdrożenie pieczęci kwalifikowanej Certum. Oprócz fakturowania w KSeF, automatycznie zabezpiecza swoje dokumenty wewnętrzne, podpisuje sprawozdania finansowe i zawiera umowy elektroniczne, które mają moc prawną w całej Unii Europejskiej.
Różnica jest oczywista – spółka B traktuje zmiany nie jako problem, ale jako szansę na cyfrowy rozwój.
Dlaczego warto wdrożyć pieczęć kwalifikowaną już teraz?
Przejście z tokenów na certyfikat KSeF to obowiązek, ale wybór pieczęci kwalifikowanej Certum daje przedsiębiorstwom dodatkowe korzyści:
- pełna automatyzacja procesów fakturowania,
- zwiększone bezpieczeństwo dokumentów,
- zgodność z prawem w całej Unii Europejskiej,
- lepsza kontrola nad procesami w firmie,
- nowoczesny wizerunek i przewaga konkurencyjna.
Podsumowanie
Tokeny w KSeF wkrótce odejdą do przeszłości. Z końcem 2026 roku zostaną całkowicie wycofane, a przedsiębiorcy będą musieli korzystać z certyfikatów KSeF. Jednak najlepszym rozwiązaniem dla spółek, które chcą myśleć o przyszłości, jest wdrożenie pieczęci kwalifikowanej Certum.
Pieczęć nie tylko umożliwia zgodne z prawem fakturowanie w KSeF, ale także wspiera cyfryzację firmy, chroni przed cyberzagrożeniami i daje możliwość korzystania z elektronicznej tożsamości w całej Unii Europejskiej.
Jako partner Certum pomagam firmom w kompleksowym wdrożeniu pieczęci: od doradztwa, przez instalację, aż po integrację z systemami ERP i KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przejść przez zmiany w KSeF bez ryzyka i od razu zyskać realne korzyści biznesowe.
Dodaj komentarz