Wraz z obowiązkowym KSeF wielu przedsiębiorców zaczęło szukać sposobów na to, aby udostępnić księgowej lub pracownikom dostęp do faktur. Najczęściej pojawiają się dwie ścieżki: złożenie ZAW-FA albo używanie pieczęci elektronicznej spółki.
W praktyce to dwa zupełnie różne narzędzia – zarówno w działaniu, jak i w przeznaczeniu.
Poniżej wyjaśniamy najważniejsze różnice i pokazujemy, kiedy stosować które rozwiązanie.
1. Czym jest ZAW-FA?
ZAW-FA to formularz zgłaszający pełnomocnictwo do korzystania z KSeF.
Składa się go w formie elektronicznej przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP.
Do czego służy?
- do nadania konkretnej osobie (np. księgowej) prawa do wystawiania lub dostępu do faktur w KSeF,
- jest powiązany z identyfikatorem konkretnej osoby (imię, nazwisko, PESEL),
- dotyczy wyłącznie spraw związanych z KSeF.
Co ważne:
ZAW-FA to pełnomocnictwo personalne – działa tylko dla osoby wskazanej w zgłoszeniu.
2. Czym jest pieczęć elektroniczna spółki?
Pieczęć elektroniczna to kwalifikowany certyfikat przypisany do firmy (do NIP-u), a nie do osoby.
Służy do potwierdzania dokumentów i procesów firmowych.
W praktyce daje możliwość:
- potwierdzania dokumentów elektronicznych,
- automatycznej autoryzacji operacji w systemach (np. ERP),
- integrowania pieczęci z KSeF, systemem obiegu dokumentów, workflow i automatyzacją.
Kluczowe:
Pieczęć jest bezosobowa – reprezentuje spółkę, nie człowieka.
3. Najważniejsze różnice między ZAW-FA a pieczęcią elektroniczną
Różnica #1 – kto jest „podpisany”?
- ZAW-FA: konkretna osoba fizyczna.
- Pieczęć elektroniczna: spółka, jako podmiot (NIP).
Różnica #2 – zakres zastosowania
- ZAW-FA: wyłącznie KSeF i faktury.
- Pieczęć: szerokie zastosowanie w całej firmie – dokumenty, automatyzacja, procedury.
Różnica #3 – bezpieczeństwo
- ZAW-FA: pełnomocnik zyskuje dostęp do KSeF w pełnym zakresie nadanym formularzem.
- Pieczęć: może być używana przez systemy automatycznie, bez udzielania osobistych pełnomocnictw pracownikom.
Różnica #4 – trwałość i organizacja
- ZAW-FA: trzeba aktualizować przy każdej zmianie księgowej/ pracownika.
- Pieczęć: stała, niezależna od rotacji w zespole.
4. Kiedy wybrać ZAW-FA?
ZAW-FA ma sens, gdy:
- korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego,
- chcesz delegować dostęp do KSeF konkretnej osobie,
- potrzebujesz prostego, szybkiego sposobu nadania uprawnień.
Działa dobrze, gdy procesy w firmie są proste i nie ma rozbudowanej automatyki.
5. Kiedy spółka powinna korzystać z pieczęci elektronicznej?
Pieczęć sprawdzi się szczególnie wtedy, gdy:
- dokumenty w firmie są automatyzowane,
- działają systemy ERP, e-workflow, automatyczne obiegi faktur,
- chcesz uniknąć osobistych pełnomocnictw dla pracowników,
- chcesz zapewnić powtarzalne, bezpieczne podpisy masowe.
Pieczęć staje się „firmowym narzędziem”, które działa niezależnie od tego, kto pracuje w księgowości.
6. ZAW-FA i pieczęć elektroniczna – czy można używać obu?
Tak.
W praktyce wiele spółek korzysta z obu rozwiązań równocześnie, np.:
- ZAW-FA dla księgowej,
- pieczęci dla zautomatyzowanych systemów i procesów.
To zestaw daje największą elastyczność i bezpieczeństwo.
Podsumowanie
| Cecha | ZAW-FA | Pieczęć elektroniczna |
|---|---|---|
| Podmiot | Osoba fizyczna | Spółka (NIP) |
| Zastosowanie | KSeF | Dokumenty firmowe, automatyzacja, KSeF |
| Ważność | Wymaga aktualizacji | Stałe |
| Bezpieczeństwo | Zależne od osoby | Niezależne, systemowe |
| Idealne dla | Biur rachunkowych | Spółek i automatyzacji |
ZAW-FA to pełnomocnictwo.
Pieczęć to narzędzie firmowe.
Nie są zamienne, ponieważ rozwiązują zupełnie inne problemy.
KSeF to dla wielu firm nowe obowiązki, dziesiątki konfiguracji oraz decyzja, komu i jak nadać dostęp do systemu. W świecie, w którym liczy się bezpieczeństwo i pełna zgodność z przepisami, nie ma miejsca na improwizację — potrzebne są narzędzia i partnerzy, na których można polegać.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się powierzyć proces wdrożenia specjalistom z BezSkazy.
To nie tylko dostawca pieczęci elektronicznej i certyfikatów firmowych, ale przede wszystkim zespół ekspertów, którzy rozumieją realne potrzeby biur rachunkowych i spółek.
Z BezSkazy zyskujesz:
✔ profesjonalne wdrożenie KSeF,
✔ pełną konfigurację uprawnień i dostępów,
✔ pomoc w wyborze pieczęci lub certyfikatu dopasowanego do modelu pracy firmy,
✔ bezpieczne i zgodne z przepisami procesy obsługi dokumentów,
✔ codzienne wsparcie administracyjne — bez stresu i bez ryzyka pomyłek.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje biuro lub spółka korzysta z KSeF w sposób bezpieczny i zoptymalizowany, postaw na doświadczenie, które procentuje.
BezSkazy poprowadzi Cię przez cały proces — od pierwszej konfiguracji aż po codzienne działanie systemu.
Dodaj komentarz