Od momentu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), każda spółka prawa handlowego ma obowiązek korzystania z certyfikatów firmowych w komunikacji z systemem.
Certyfikat ten jest niczym cyfrowy dowód tożsamości – potwierdza, że dokumenty wysyłane do KSeF rzeczywiście pochodzą z konkretnej spółki.
Bez niego wystawianie faktur, odbiór dokumentów czy integracja z programem księgowym stają się niemożliwe.
1. Czym jest certyfikat firmowy KSeF?
Certyfikat firmowy to specjalny plik kryptograficzny (wydawany przez zaufany urząd certyfikacji, np. CERTUM), który umożliwia:
- uwierzytelnienie spółki w systemie KSeF,
- podpisywanie i przesyłanie e-faktur,
- komunikację między KSeF a programem księgowym,
- pracę w trybie offline, gdy system KSeF jest niedostępny.
Jest on ważny przez określony czas (najczęściej 2 lata), a jego odnowienie wymaga zachowania ciągłości bezpieczeństwa i dostępu do pieczęci elektronicznej.
2. Pieczęć elektroniczna – warunek uzyskania certyfikatu
Aby uzyskać certyfikat firmowy, spółka musi posiadać pieczęć elektroniczną.
To ona stanowi podstawę identyfikacji podmiotu i jest niezbędna w procesie wnioskowania o certyfikat.
Bez pieczęci:
- nie uzyskasz certyfikatu KSeF,
- nie wystawisz faktury w trybie offline,
- nie połączysz się z żadnym programem księgowym obsługującym KSeF.
Proces uzyskania pieczęci jest prosty – trwa około godziny i wymaga obecności osoby wpisanej do KRS.
Partnerzy CERTUM, tacy jak bezskazy.org, pomagają przejść przez niego bez zbędnych formalności.
3. Dlaczego certyfikat firmowy to obowiązek, nie wybór?
Każda spółka prawa handlowego, niezależnie od branży, musi posiadać certyfikat firmowy, jeśli:
- wystawia faktury w imieniu własnym lub klientów,
- korzysta z zewnętrznego oprogramowania księgowego,
- deleguje obsługę księgową do biura rachunkowego,
- chce zachować ciągłość pracy w KSeF w trybie offline.
Bez certyfikatu system KSeF nie rozpozna firmy jako zaufanego wystawcy faktur.
W praktyce oznacza to, że żadne dane nie zostaną przesłane, a wystawione dokumenty nie będą miały mocy prawnej.
4. Jak uzyskać certyfikat krok po kroku?
Proces wydania certyfikatu wygląda następująco:
- Uzyskanie pieczęci elektronicznej (dla spółki lub biura rachunkowego).
- Weryfikacja danych w KRS i potwierdzenie tożsamości osoby uprawnionej.
- Wygenerowanie i aktywacja certyfikatu w środowisku KSeF.
- Konfiguracja programu księgowego do automatycznej komunikacji z systemem.
Wszystkie te kroki można wykonać samodzielnie, jednak większość spółek decyduje się powierzyć je specjalistom – np. zespołowi bezskazy.org, który zajmuje się całym procesem od A do Z.
5. Codzienna administracja certyfikatem – o tym nie można zapomnieć
Uzyskanie certyfikatu to dopiero początek.
Należy również:
- pilnować terminu jego ważności,
- odświeżać uprawnienia po zmianach w KRS,
- monitorować poprawność połączeń z KSeF,
- aktualizować konfigurację po zmianach w systemach księgowych.
Z tego powodu wiele firm decyduje się na stałą administrację KSeF powierzając ją specjalistom z bezskazy.
To gwarancja, że certyfikaty, pieczęcie i integracje działają bez przerw, a faktury są zawsze poprawnie przesyłane do systemu.
Podsumowanie
Certyfikat firmowy KSeF to niezbędny element funkcjonowania każdej spółki w nowej rzeczywistości podatkowej.
Bez niego nie da się wystawiać faktur ani połączyć z systemem KSeF.
Najlepiej więc zadbać o cały proces kompleksowo – od uzyskania pieczęci po administrację certyfikatem – z pomocą ekspertów z BezSkazy, którzy czuwają nad poprawnością i bezpieczeństwem całego systemu
Dodaj komentarz