Od 2026 roku wszystkie spółki prawa handlowego muszą być gotowe na pełną obsługę faktur elektronicznych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Dla wielu firm to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale również organizacyjne – wymaga wdrożenia nowych procedur, certyfikatów i narzędzi bezpieczeństwa.
Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik krok po kroku, jak przygotować swoją spółkę do integracji z KSeF w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.
1. Zweryfikuj dane spółki i osób uprawnionych
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy wszystkie dane w KRS i NIP są aktualne – to z tych rejestrów KSeF będzie pobierał informacje identyfikacyjne.
Następnie należy upewnić się, że osoby uprawnione do reprezentacji spółki (np. członkowie zarządu) mają odpowiednie upoważnienia i dostęp do systemu.
Ważne: tylko osoba wpisana w KRS może być obecna przy wyrabianiu pieczęci elektronicznej, bez której nie uzyskamy firmowego certyfikatu KSeF.
2. Uzyskaj pieczęć elektroniczną spółki
Pieczęć elektroniczna to kluczowy element integracji z KSeF.
Bez niej:
- spółka nie uzyska certyfikatu firmowego,
- nie będzie mogła wystawiać faktur w trybie offline,
- nie połączy się z żadnym systemem księgowym obsługującym KSeF.
W praktyce pieczęć pełni rolę cyfrowego podpisu spółki – potwierdza tożsamość i autentyczność dokumentów.
Jej uzyskanie zajmuje około godziny i wymaga jedynie krótkiego spotkania z osobą wpisaną w KRS.
Wyrabianiem pieczęci zajmują się partnerzy CERTUM, tacy jak bezskazy.org, którzy pomagają przejść przez cały proces bez stresu i błędów.
3. Skonfiguruj oprogramowanie księgowe
Kolejnym krokiem jest dostosowanie systemu księgowego do wymogów KSeF.
Większość producentów oprogramowania (np. Comarch, Enova, Symfonia) udostępnia aktualizacje umożliwiające integrację, ale to spółka odpowiada za prawidłową konfigurację i testy połączenia.
Trzeba:
- wprowadzić dane certyfikatu firmowego,
- sprawdzić poprawność autoryzacji,
- przetestować wysyłkę faktur testowych,
- upewnić się, że system automatycznie odbiera dokumenty z KSeF.
4. Zadbaj o procedury bezpieczeństwa
KSeF wprowadza nowy poziom odpowiedzialności – każda faktura jest przechowywana w systemie państwowym, ale dostęp do niej zależy od bezpieczeństwa po stronie spółki.
Dlatego należy:
- ograniczyć dostęp do systemu tylko dla upoważnionych osób,
- regularnie odnawiać certyfikaty,
- stosować wieloetapowe logowanie i szyfrowane połączenia,
- archiwizować dane zgodnie z polityką bezpieczeństwa spółki.
5. Skorzystaj ze wsparcia ekspertów
Integracja z KSeF wymaga wiedzy technicznej i administracyjnej.
Wielu przedsiębiorców decyduje się zlecić ten proces specjalistom z bezskazy, którzy zajmują się:
- uzyskaniem pieczęci i certyfikatów,
- konfiguracją połączenia z KSeF,
- codziennym administrowaniem systemem i certyfikatami,
- monitorowaniem poprawności przesyłania dokumentów.
Dzięki temu spółka unika błędów, oszczędza czas i zyskuje pewność, że cały proces jest zgodny z obowiązującymi przepisami.
To rozwiązanie, które po prostu się opłaca – szczególnie dla spółek z o.o. i innych podmiotów prawa handlowego.
Więcej informacji: https://bezskazy.org/ksef.php
Podsumowanie
Integracja z KSeF to nie tylko wymóg prawny, ale również szansa na uporządkowanie procesów księgowych i zwiększenie bezpieczeństwa finansowego spółki.
Najważniejsze to dobrze zaplanować kolejne kroki, wdrożyć pieczęć elektroniczną i zadbać o sprawne połączenie z systemem.
Dla wielu spółek najlepszym rozwiązaniem będzie powierzenie całego procesu ekspertom – takim jak BezSkazy, którzy kompleksowo zajmują się wdrożeniami i administracją KSeF.
Dodaj komentarz