Wraz z pełnym uruchomieniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) biura rachunkowe stanęły przed nowym zestawem obowiązków i wyzwań.
Cyfrowy obrót fakturami to krok w stronę nowoczesnej księgowości, ale też obszar wymagający precyzji, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Dla wielu biur rachunkowych oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur, narzędzi i zabezpieczeń – w tym pieczęci elektronicznej, która stała się kluczowym elementem całego systemu.
1. KSeF zmienia sposób pracy biur rachunkowych
Od momentu wejścia w życie KSeF każda faktura ustrukturyzowana trafia do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.
Dla biur rachunkowych oznacza to:
- obowiązek wystawiania i odbierania faktur w standardzie KSeF,
- prowadzenie ewidencji zgodnej z nowym formatem,
- dostosowanie programów księgowych i systemów ERP,
- zapewnienie bezpieczeństwa transmisji danych.
W praktyce każde biuro musi więc zapewnić nie tylko techniczną obsługę KSeF, ale również autoryzację dokumentów za pomocą certyfikatów i pieczęci elektronicznych.
2. Pieczęć elektroniczna – fundament pracy w KSeF
Bez pieczęci elektronicznej biuro rachunkowe nie będzie w stanie uzyskać certyfikatu firmowego, a bez certyfikatu – połączyć się z systemem KSeF czy wystawiać faktur w trybie offline.
To właśnie pieczęć:
- potwierdza tożsamość biura rachunkowego lub spółki,
- zabezpiecza dane przed manipulacją,
- pozwala programom księgowym na automatyczną komunikację z KSeF.
Jeśli biuro rachunkowe działa w formie spółki z o.o. lub innej spółki prawa handlowego, posiadanie pieczęci elektronicznej nie jest opcją – to obowiązek wynikający z zasad bezpieczeństwa i autoryzacji w KSeF.
3. Nowe obowiązki biur rachunkowych w praktyce
Wdrożenie KSeF wiąże się z szeregiem nowych zadań, które warto zaplanować wcześniej:
- Weryfikacja danych firmowych i klientów – wszystkie dane muszą być spójne z KRS i CEIDG.
- Uzyskanie i utrzymanie certyfikatów KSeF – wraz z ważną pieczęcią elektroniczną.
- Aktualizacja oprogramowania księgowego – tylko nowoczesne systemy z integracją KSeF będą wspierane.
- Szkolenie zespołu księgowego – pracownicy muszą rozumieć proces wystawiania e-faktur i obsługę autoryzacji.
- Stałe monitorowanie poprawności komunikacji z KSeF – błędy w połączeniach mogą zatrzymać obieg faktur.
Nowe przepisy nakładają również odpowiedzialność na biura rachunkowe za poprawne przesyłanie dokumentów – dlatego tak istotne jest, aby system działał bez przerw i był właściwie administrowany.
4. Jak uniknąć błędów i zyskać spokój?
Dla wielu biur rachunkowych najrozsądniejszym rozwiązaniem okazuje się zlecenie obsługi KSeF specjalistom.
Zespół ekspertów z bezskazy.org oferuje kompleksową pomoc w:
- uzyskaniu pieczęci i certyfikatów firmowych,
- uruchomieniu i konfiguracji KSeF,
- bieżącym administrowaniu systemem i monitorowaniu połączeń,
- wsparciu technicznym w razie awarii lub zmian prawnych.
Dzięki temu biuro rachunkowe może skoncentrować się na obsłudze klientów, a nie na problemach technicznych czy aktualizacjach przepisów.
To najbezpieczniejsze i najbardziej komfortowe rozwiązanie, które pozwala uniknąć kosztownych błędów w nowej rzeczywistości KSeF.
5. Podsumowanie
KSeF to nie tylko rewolucja technologiczna, ale również zmiana w sposobie myślenia o księgowości.
Nowe obowiązki, choć z pozoru złożone, stają się dużo prostsze, gdy biuro posiada odpowiednie narzędzia – przede wszystkim pieczęć elektroniczną, certyfikat firmowy i wsparcie ekspertów.
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, szczególnie w formie spółki prawa handlowego, nie czekaj na ostatnią chwilę – wdrożenie KSeF to proces, który warto zaplanować z wyprzedzeniem.
Najprostsza droga? Zaufaj specjalistom z BezSkazy, którzy od A do Z zajmą się konfiguracją, wdrożeniem i codziennym administrowaniem Twoim systemem KSeF.
Dodaj komentarz