Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w polskiej księgowości od lat. Biura rachunkowe stoją dziś przed ogromnym wyzwaniem – muszą nie tylko zrozumieć nowe przepisy, ale także pomóc swoim klientom przejść do w pełni cyfrowego modelu rozliczeń.
Jak się do tego przygotować, by proces przebiegł sprawnie, a klienci mogli bez problemu wystawiać faktury w KSeF? Oto praktyczny przewodnik krok po kroku.
1. Analiza i audyt gotowości biura
Pierwszym etapem jest dokładna analiza obecnych procesów w biurze rachunkowym.
Warto sprawdzić:
- z jakich programów księgowych korzystacie,
- czy posiadają one integrację z KSeF,
- jak wygląda obieg dokumentów między klientami a biurem,
- kto odpowiada za wystawianie faktur w imieniu klientów.
Audyt pozwoli określić, które elementy wymagają dostosowania i gdzie mogą pojawić się wąskie gardła.
2. Wybór odpowiednich narzędzi i integracji
Nie każde oprogramowanie księgowe jest jeszcze w pełni przystosowane do KSeF. Biuro rachunkowe powinno upewnić się, że:
- program posiada bezpośrednie połączenie z KSeF,
- umożliwia odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych,
- zapewnia bezpieczeństwo danych.
Warto też rozważyć współpracę z partnerem technologicznym, który pomoże skonfigurować integrację oraz przeszkoli zespół w zakresie nowych funkcji.
3. Przygotowanie klientów do zmian
Największym wyzwaniem dla biur rachunkowych będzie praca z klientami, którzy nie są jeszcze gotowi na cyfrowe fakturowanie.
Dlatego kluczowe jest:
- poinformowanie klientów o obowiązku korzystania z KSeF,
- wyjaśnienie, jak działa system i jakie są jego korzyści,
- pomoc w uzyskaniu uprawnień do systemu KSeF,
- wsparcie w uzyskaniu pieczęci elektronicznej lub certyfikatu firmowego (w przypadku spółek).
Biuro rachunkowe może przygotować krótkie instrukcje, webinary lub spotkania informacyjne – to buduje zaufanie i pozycję doradczą wobec klienta.
4. Uporządkowanie uprawnień i bezpieczeństwa
Każda osoba, która będzie korzystać z KSeF, musi mieć nadane odpowiednie uprawnienia.
W biurze rachunkowym należy:
- ustalić, kto ma dostęp do kont klientów w KSeF,
- uzyskać od klientów formalne pełnomocnictwa (ZAW-FA),
- zadbać o bezpieczne przechowywanie danych dostępowych i certyfikatów.
Brak odpowiednich procedur może prowadzić do błędów, utraty danych lub nieautoryzowanego dostępu do systemu.
5. Szkolenie zespołu i stałe aktualizacje wiedzy
KSeF to system dynamicznie rozwijany – jego funkcjonalności i wymagania techniczne będą się zmieniać.
Biuro rachunkowe powinno regularnie szkolić swoich pracowników w zakresie:
- obsługi faktur ustrukturyzowanych,
- zmian prawnych dotyczących VAT,
- aktualizacji w programach księgowych.
Dobrze przygotowany zespół to gwarancja płynnej obsługi klientów i minimalizacji ryzyka błędów.
6. Wdrożenie procedur i dokumentacji
Warto spisać wewnętrzne procedury dotyczące pracy z KSeF.
Taka dokumentacja powinna zawierać m.in.:
- zasady nadawania uprawnień,
- sposób postępowania w razie błędów technicznych,
- sposób archiwizacji faktur,
- kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę systemu.
Dzięki temu każdy członek zespołu będzie wiedział, jak działać w określonych sytuacjach.
7. Wsparcie zewnętrzne – czy warto skorzystać z pomocy ekspertów?
Choć wiele biur rachunkowych decyduje się samodzielnie wdrażać KSeF, coraz więcej z nich przekonuje się, że zlecenie tego zadania specjalistom to najbezpieczniejsze i najwygodniejsze rozwiązanie.
Eksperci z BezSkazy zajmują się kompleksowym uruchomieniem oraz codziennym administrowaniem systemem KSeF dla biur i ich klientów.
Dzięki temu zespół księgowy może skupić się na swojej podstawowej pracy – księgowości, a kwestie techniczne zostają w rękach fachowców.
Więcej informacji o profesjonalnym wsparciu można znaleźć na stronie: https://bezskazy.org/ksef.php
Na koniec
KSeF nie jest tylko kolejnym obowiązkiem – to szansa dla biur rachunkowych na cyfrową transformację usług i poprawę relacji z klientami.
Dobre przygotowanie, odpowiednie narzędzia i edukacja klientów to klucz do sukcesu.
Warto też rozważyć powierzenie obsługi technicznej KSeF specjalistom – to rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas, uniknąć błędów i zyskać spokój w pracy z nowym systemem.
Dodaj komentarz