Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia się sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają i przesyłają faktury. Nowe przepisy oznaczają nie tylko cyfryzację dokumentów, ale także konieczność stosowania pieczęci elektronicznej – szczególnie przez spółki prawa handlowego.
Dla wielu firm to pozorny szczegół techniczny, ale w praktyce brak pieczęci może całkowicie zablokować możliwość wystawiania faktur i pracy w systemach księgowych.
Czym właściwie jest pieczęć elektroniczna
Pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki, która potwierdza, że dokument został wystawiony przez konkretną spółkę, a nie osobę fizyczną.
W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który identyfikuje osobę, pieczęć:
- identyfikuje podmiot gospodarczy,
- gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu,
- jest niezbędna do uzyskania certyfikatu firmowego do KSeF.
Po co spółce pieczęć elektroniczna
Bez ważnej pieczęci spółka nie uzyska certyfikatu firmowego przypisanego do jej numeru NIP.
A bez tego certyfikatu:
- nie wystawisz faktury w trybie offline,
- nie połączysz się z żadnym programem księgowym obsługującym KSeF,
- nie zweryfikujesz swojej tożsamości w systemach e-fakturowania.
Innymi słowy — bez pieczęci elektronicznej spółka nie może skutecznie funkcjonować w nowym, cyfrowym modelu obiegu dokumentów.
Tryb offline – nie tylko awaryjny
Tryb offline KSeF ma umożliwić wystawianie faktur w sytuacji, gdy połączenie z systemem jest chwilowo niemożliwe. Jednak, aby z niego skorzystać, spółka musi posiadać ważny certyfikat — czyli również aktywną pieczęć elektroniczną.
Brak certyfikatu to brak możliwości wystawienia faktury nawet w sytuacji awaryjnej. To realne ryzyko przestoju w sprzedaży i utraty płynności finansowej.
Pieczęć jako gwarancja bezpieczeństwa i wiarygodności
Poza formalnym obowiązkiem, pieczęć elektroniczna zwiększa bezpieczeństwo obrotu dokumentami.
Dzięki niej:
- każda faktura ma potwierdzone pochodzenie,
- systemy księgowe mogą automatycznie weryfikować autentyczność dokumentów,
- biura rachunkowe pracują szybciej i bez ryzyka błędów.
Jak uzyskać pieczęć elektroniczną
Proces jest prosty i szybki — zajmuje zwykle około jednej godziny i odbywa się podczas spotkania weryfikacyjnego.
W spotkaniu musi uczestniczyć osoba uprawniona do reprezentowania spółki, wpisana do KRS.
Jako partner CERTUM pomagamy naszym klientom przejść cały proces uzyskania pieczęci od początku do końca.
Wszystkie szczegóły i możliwość umówienia spotkania znajdziesz tutaj:
https://bezskazy.org/pieczec_elektroniczna.php
W erze KSeF pieczęć elektroniczna to nie luksus, lecz absolutna konieczność dla spółek prawa handlowego.
Bez niej:
- nie uzyskasz certyfikatu firmowego,
- nie wystawisz faktury w trybie offline,
- nie zintegrujesz się z systemami księgowymi.
Dlatego jeśli Twoja spółka jeszcze nie posiada pieczęci elektronicznej – warto zająć się tym jak najszybciej.
Proces jest szybki, prosty i zapewnia spokój w nadchodzącej erze pełnej cyfryzacji rozliczeń.
Dodaj komentarz