Tryby wystawiania faktur w KSeF – pełny przewodnik po procedurach i wymogach
Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. każde przedsiębiorstwo musi dostosować proces wystawiania faktur do nowych regulacji. KSeF umożliwia kilka trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które różnią się szczegółami prawnymi, technicznymi oraz sposobem udostępnienia i uwierzytelnienia dokumentów. Poniżej omawiamy najważniejsze tryby, ich zastosowanie oraz obowiązki wynikające z przepisów.
1. Tryb ONLINE
- Podstawa prawna: Art. 106na ustawy.
- Stosowanie: Brak ograniczeń ustawowych – jest to podstawowy tryb wystawiania faktur w KSeF.
- Sposób wystawienia: Faktura zgodna ze strukturą logiczną FA przesłana do KSeF w dacie wskazanej w polu P_1 (data wystawienia).
- Data wystawienia: Data przesłania faktury do KSeF. Data w polu P_1 powinna być taka sama jak data przesłania, inaczej faktura jest traktowana jako Offline24.
- Termin przesłania: Zgodnie z ustawowymi terminami wystawienia faktury, zazwyczaj do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub wykonaniu usługi.
- Udostępnienie nabywcy: Automatycznie w KSeF.
- Obowiązek kodu QR: Tak, jeden kod QR służący do weryfikacji faktury.
2. Tryb OFFLINE24
- Podstawa prawna: Art. 106nda, art. 106nha ustawy.
- Stosowanie: Brak ograniczeń ustawowych.
- Sposób wystawienia: Faktura elektroniczna zgodna ze strukturą FA, ale przesłana do KSeF z opóźnieniem.
- Data wystawienia: Data wskazana w polu P_1 (data faktycznego wystawienia).
- Termin przesłania: Niezwłocznie, nie później niż następny dzień roboczy po wystawieniu.
- Udostępnienie nabywcy: W KSeF (lub zgodnie z wyjątkiem przepisów).
- Obowiązek kodu QR: Dwa kody QR – jeden dla faktury z napisem „OFFLINE”, drugi dla certyfikatu z napisem „CERTYFIKAT”.
3. Tryb OFFLINE – NIEDOSTĘPNOŚĆ KSeF
- Podstawa prawna: Art. 106nh ustawy.
- Stosowanie: W przypadku niedostępności KSeF (ogłoszonej na BIP MF).
- Sposób wystawienia: Faktura elektroniczna zgodna ze strukturą FA wystawiona offline.
- Data wystawienia: Data podana w polu P_1.
- Termin przesłania: Faktura musi zostać przesłana do KSeF maksymalnie 1 dzień roboczy od zakończenia niedostępności.
- Udostępnienie nabywcy: W KSeF po przesłaniu.
- Obowiązek kodu QR: Dwa kody QR jak w trybie offline24.
4. Tryb AWARYJNY – AWARIA CAŁKOWITA
- Podstawa prawna: Art. 106nf, 106ng ustawy.
- Stosowanie: Gdy KSeF jest całkowicie niedostępny (oficjalna awaria).
- Sposób wystawienia: Faktura papierowa lub elektroniczna, wystawiana poza systemem KSeF.
- Data wystawienia: Data faktycznego wystawienia podana przez podatnika.
- Termin przesłania: Faktura nie jest przesyłana do KSeF w tym trybie.
- Udostępnienie nabywcy: Poza KSeF, w sposób uzgodniony lub tradycyjny.
- Obowiązek kodu QR: Brak na fakturze.
Kluczowe różnice i wskazówki praktyczne
- Tryb online jest zalecany przy ciągłej dostępności systemu i zapewnia natychmiastową weryfikację i udostępnienie faktury.
- Tryb offline24 i offline (niedostępność KSeF) pozwalają na tymczasowe wystawienie faktur „poza” systemem przy jednoczesnym obowiązku szybkiego przesłania ich do KSeF.
- Tryb awaryjny stosowany jest wyjątkowo, gdy nie ma możliwości technicznych do korzystania z systemu, ale faktury muszą zostać potem ujęte w rozliczeniach.
- Obowiązek stosowania kodów QR jest integralną częścią każdej faktury ustrukturyzowanej, zwiększając transparentność i ułatwiając szybkie sprawdzenie poprawności dokumentu.
Podsumowanie
Znajomość i właściwe stosowanie poszczególnych trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firm w nowym modelu e-fakturowania. Zapoznanie się z przepisami i praktyczne przygotowanie procesów pozwoli uniknąć błędów, usprawnić obieg dokumentów oraz zachować pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Źródło: Materiał Ministerstwa Finansów – Tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wersja 1.1, 2025.ksef.podatki
Dodaj komentarz