Numer faktury w KSeF – co warto wiedzieć o unikalnym identyfikatorze faktury?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązek nadawania każdej wystawianej fakturze unikalnego numeru ewidencyjnego, zwanego właśnie numerem KSeF. To kluczowy element cyfrowej ewidencji faktur, który gwarantuje ich jednoznaczną identyfikację i ułatwia kontrolę oraz księgowanie dokumentów.
Z czego składa się numer KSeF?
Numer KSeF ma strukturę wieloelementową, obejmującą cztery podstawowe części, które razem tworzą unikalny i bezpieczny identyfikator faktury:
- NIP sprzedawcy – numer identyfikacji podatkowej podmiotu wystawiającego fakturę.
W szczególnych przypadkach, jak np. faktura w trybie samofakturowania, znajdzie się tu NIP nabywcy, a przy fakturach wystawianych przez komornika czy przedstawiciela podatkowego – odpowiednio ich NIP-y. - Data przesłania faktury do KSeF – zapis daty, kiedy faktura została zgłoszona do systemu.
- Suma kontrolna – liczba wyliczana automatycznie na podstawie danych faktury, służąca do weryfikacji integralności i poprawności dokumentu.
- Część techniczna – unikalny ciąg 12 znaków generowany automatycznie, zapewniający niepowtarzalność numeru.
Dlaczego numer KSeF jest ważny?
Numer ten służy przede wszystkim do jednoznacznej identyfikacji faktury w całym systemie, co ma krytyczne znaczenie dla rozliczeń podatkowych, audytów i kontroli. Dzięki niemu:
- Faktury są łatwe do śledzenia i weryfikacji przez organy podatkowe.
- Zapobiega się duplikatom lub fałszerstwom dokumentów elektronicznych.
- Umożliwia sprawną automatyzację i integrację z systemami finansowo-księgowymi.
Podsumowanie
Numer faktury w KSeF to nie tylko kolejny element formalny, ale fundament cyfrowej rewolucji w obiegu dokumentów finansowych. Znajomość jego budowy i zastosowania pozwala firmom lepiej przygotować się do pracy w nowym modelu e-fakturowania i korzystać z jego zalet w codziennym funkcjonowaniu.
Źródło: Prezentacja Ministerstwa Finansów na temat numeru KSeF, sierpień 2025.ksef.podatki
Dodaj komentarz