Jak wdrożyć pieczęć elektroniczną Certum w firmie do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
W dobie cyfryzacji procesów biznesowych coraz większą rolę odgrywa bezpieczeństwo i automatyzacja dokumentów elektronicznych. Jednym z kluczowych wymagań, które pojawiły się wraz z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), jest konieczność uwierzytelniania firm m.in. za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W Polsce popularnym dostawcą takich pieczęci jest Certum. Ten wpis pomoże zrozumieć, jak krok po kroku wdrożyć pieczęć elektroniczną Certum i usprawnić obsługę faktur w KSeF.
Co to jest pieczęć elektroniczna Certum?
Pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, którą można stosować do uwierzytelniania dokumentów elektronicznych. Certum, jako renomowany dostawca kwalifikowanych pieczęci elektronicznych, oferuje rozwiązania spełniające wymagania prawne i techniczne KSeF, gwarantując wiarygodność i bezpieczeństwo.ksef.podatki+1
Dlaczego pieczęć elektroniczna jest potrzebna w KSeF?
Od 2026 roku certyfikat KSeF będzie niezbędny do uwierzytelniania faktur elektronicznych, zwłaszcza wystawianych w trybach offline i awaryjnych. Wdrożenie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej ułatwia identyfikację firmy, pozwala na szybkie uwierzytelnianie oraz automatyzację procesów e-fakturowania, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie bezpieczeństwa.ksef.podatki
Krok po kroku: wdrożenie pieczęci Certum do KSeF
- Zakup i instalacja pieczęci elektronicznej Certum:
Wybierz odpowiednią kwalifikowaną pieczęć Certum dla firm i zrealizuj formalności zakupowe. Po aktywacji otrzymasz certyfikat, który należy zainstalować na komputerze lub tokenie USB zgodnie z wytycznymi producenta. - Rejestracja w KSeF i uwierzytelnienie:
Po uzyskaniu pieczęci należy uwierzytelnić firmę w KSeF, korzystając z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jako narzędzia potwierdzającego tożsamość podmiotu. To warunek konieczny do uzyskania certyfikatu KSeF, który umożliwi wystawianie i podpisywanie faktur. - Integracja z systemem fakturowania:
Skonfiguruj swoje oprogramowanie księgowe lub fakturowe, aby umożliwić podpisywanie dokumentów pieczęcią Certum i ich automatyczne przesyłanie do KSeF przez API. Wiele nowoczesnych systemów posiada już gotowe integracje. - Zarządzanie certyfikatami i bezpieczeństwo:
Zadbaj o właściwe zarządzanie certyfikatami – określ, którzy pracownicy mogą się nimi posługiwać, monitoruj wykorzystanie pieczęci i regularnie odnawiaj certyfikaty zgodnie z wymogami.
Podsumowanie
Wdrożenie pieczęci elektronicznej Certum to inwestycja w bezpieczeństwo i sprawność operacyjną firmy w nowym cyfrowym środowisku KSeF. Dzięki niej spółki z o.o. i inne firmy wpisane do KRS mogą skutecznie uwierzytelniać swoje faktury, spełniać wymagania prawa i optymalizować procesy e-fakturowania.
W razie potrzeby mogę pomóc w przygotowaniu poradników dotyczących poszczególnych etapów wdrożenia lub automatyzacji e-fakturowania.
Dodaj komentarz