Pieczęć elektroniczna i certyfikaty KSeF – jak spółki z KRS uwierzytelniają się w Krajowym Systemie e-Faktur?
Wprowadzenie certyfikatów KSeF jako narzędzia uwierzytelnienia podmiotów gospodarczych – w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy innych wpisanych do KRS – to kolejny krok w kierunku bezpiecznej i cyfrowej obsługi faktur elektronicznych w Polsce.ksef.podatki
Do czego służy certyfikat KSeF i kiedy będzie obowiązywał?
Certyfikat KSeF umożliwia uwierzytelnienie firmy lub osoby fizycznej w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest wymagany m.in. przy wystawianiu faktur w trybie offline lub awaryjnym, kiedy system nie jest dostępny i wymagane jest potwierdzenie tożsamości wystawcy. W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS certyfikat pozwala jasno zidentyfikować spółkę jako podmiot wystawiający fakturę – co wzmacnia bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.ksef.podatki
Kto i jak może uzyskać certyfikat KSeF dla spółki?
O certyfikat może się ubiegać:
- Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o.) posiadający NIP, po wcześniejszym uwierzytelnieniu się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej firmy.
- Osoba fizyczna posiadająca odpowiednie uprawnienia do reprezentowania spółki w KSeF (np. zgłoszona w ZAW-FA).
Certyfikaty dla spółki mogą być następnie pobrane i używane przez wielu upoważnionych pracowników – wtedy wszystkie działania są rejestrowane wyłącznie na podmiot (np. spółkę), a nie na konkretną osobę fizyczną.ksef.podatki
Pieczęć elektroniczna jako warunek wydania certyfikatu dla spółki
Aby spółka mogła uzyskać swój certyfikat KSeF, konieczne jest wcześniej uwierzytelnienie właśnie przy użyciu elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Dzięki temu system jednoznacznie przypisuje certyfikat do firmy, a nie do osoby prywatnej. Takie podejście odpowiada potrzebom biznesowym, umożliwiając sprawne zarządzanie certyfikatami i delegowanie uprawnień w firmie, zachowując pełną zgodność z przepisami.ksef.podatki
Zasady bezpieczeństwa i zarządzania certyfikatami
Certyfikaty KSeF wydawane są na okres do 2 lat i mogą być przekazywane wybranym pracownikom podmiotu. Odpowiedzialność za bezpieczne zarządzanie nimi – pobieranie, rozpowszechnianie, unieważnianie i nadawanie uprawnień – leży po stronie organizacji. Dzięki temu każda spółka może posiadać wiele certyfikatów dedykowanych do pracy w różnych zespołach lub systemach zintegrowanych z API KSeF, przy zachowaniu przejrzystości operacji.ksef.podatki
Certyfikaty versus tokeny – zmiany od 1 stycznia 2027
Do końca 2026 r. uwierzytelnianie w KSeF może odbywać się zarówno przez tokeny, jak i przez certyfikaty. Od 2027 r. pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF jako jedyna metoda autoryzacji, co dodatkowo podniesie bezpieczeństwo elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji.ksef.podatki
Podsumowanie:
Aby w pełni wykorzystać możliwości KSeF w spółkach wpisanych do KRS, kluczowe jest wdrożenie pieczęci elektronicznej jako metody uwierzytelniania, co umożliwia wydanie certyfikatu KSeF i wygodne zarządzanie uprawnieniami w środowisku cyfrowym. Takie rozwiązanie gwarantuje rozliczalność, ciągłość i bezpieczeństwo procesów e-fakturowania.ksef.podatki
Dodaj komentarz